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Como usar um planner?

ATUALIZADO EM 4 de outubro de 2019

Organizar tarefas que envolvem as diversas áreas da vida e parecem não ter fim pode ser desafiador. O planner é uma ferramenta que pode contribuir para que você leve uma vida mais organizada e produtiva e, ainda, encontre mais tempo para o lazer e o descanso.

Todavia, existem duas regras básicas para tirar o máximo de proveito do seu planejador: utilizá-lo de forma adequada e com regularidade.

Apesar das inúmeras opções de aplicativos que oferecem, basicamente, os mesmos recursos, o planner pessoal impresso pode ser surpreendentemente eficiente e poderoso, já que gera bons níveis de satisfação a cada meta completada.

Além disso, há espaços específicos para o preenchimento de ideias, anotações, lista de tarefas e alguns cuidados básicos com a saúde.

Confira, a seguir, algumas dicas chave para utilizar o seu planner e obter sucesso em sua organização pessoal e profissional. Vamos lá!

Reserve, diariamente, alguns minutos para fazer o seu planejamento

Cultivar o hábito de fazer uma “reunião” com o seu planner é indispensável para obter sucesso com o seu uso. A mesma lógica se aplica para a preparação da próxima semana, mês ou semestre. O momento mais adequado para esse, contudo, fim pode variar de pessoa para pessoa.

Algumas preferem organizar o seu dia sempre na noite anterior para ter clareza sobre os detalhes práticos que precisam ser antecipados. Outras, durante o almoço ou outro intervalo das suas obrigações. Há, também, quem diga que as manhãs são a hora mais adequada, geralmente, as pessoas que acordam bem cedo.

Seja qual for o seu caso, é importante sempre revisar, atualizar e concluir as tarefas e objetivos listados. Além disso, essa prática também ajuda a diminuir os níveis de ansiedade, pois você tem muito claro todas as etapas necessárias para cumprir seus compromissos.

Você sabia?

A ansiedade de desempenho é um ciclo vicioso em que a falta de organização leva ao fracasso, que gera níveis altos de insatisfação e aumenta o estresse e a pressão por mais produtividade.

Entretanto, o processo em si mesmo impede que qualquer progresso seja alcançado, o que gera cada vez mais irritação e nervosismo. Essa condição pode gerar sérios prejuízos para a vida pessoal e profissional de uma pessoa.

Umas das formas de evitar esse distúrbio é através da organização, do cultivo de bons hábitos de vida e do equilíbrio entre trabalho e lazer. Essas práticas inibem a procrastinação, que quando é excessiva, pode levar ao desenvolvimento da ansiedade.

Utilize o planner mensal para obter maior previsibilidade em sua rotina

Existem diversas obrigações financeiras, como as mensalidades da faculdade e as faturas do cartão de crédito, e pessoais, aniversário de amigos e familiares, que não mudam a cada mês.

Portanto, esse é, talvez, o uso mais intuitivo para os planners, pois estabelece uma rotina previsível, sem que nenhuma responsabilidade seja esquecida ou deixada para a última hora.

Reúna toda as suas metas, compromissos e atividades em um só planner

Dividir a sua atenção entre vários planejadores, agendas e listas de tarefas diferentes é contra produtivo. A consulta a informações, atualização e revisão de atividades se torna pouco prática. Os dados precisam ser complementados com outras ferramentas e há demanda por mais tempo.

Por essa razão, para aproveitar os benefícios de um planejador, é preciso reunir todos os seus compromissos e atividades em apenas um local.

Se você precisar ser mais específico com relação à divisão entre pessoal e profissional, por exemplo, o uso de marcadores e post-its é o suficiente. Além disso, determinados modelos de planners  costumam prever essa necessidade e oferecem espaços próprios para cada categoria.

Sempre leve o seu planner com você

Um convite para um evento ou surgimento de um trabalho que precisa ser entregue daqui há 15 dias pode aparecer de repente. Então, porque não anotá-lo no único lugar onde ele deve estar?

Andar com o seu planejador vai facilitar a consulta à disponibilidade da sua agenda, ajudá-lo a priorizar tarefas, planejar viagens, controlar as finanças e fazer atualizações sempre que necessário.

Outro ponto relevante é que a verificação constante do seu planner vai favorecer o desenvolvimento do hábito de utilizá-lo na totalidade das suas funções. Isso é extremamente importante, já que na correria do dia a dia é muito fácil esquecê-lo numa estante qualquer.

Use o planner para construir hábitos

Utilizar o planejador diariamente já é algo que requer a construção de um hábito. Entretanto, uma vez que você tenha inserido essa regra em sua vida, o planner pode te ajudar a desenvolver outras práticas.

Alguns exemplos podem incluir: ler mais, se tornar mais ativo fisicamente, dominar um novo idioma ou conquistar a liberdade financeira.

Você sabia?

Segundo a ciência, o processo de reeducação para eliminar hábitos ruins depende da diminuição do estresse.

Quando estamos estressados, temos a tendência de abrir mão de um planejamento de vida mais saudável e nos jogarmos em práticas nocivas, mesmo sabendo dos prejuízos que elas trazem.

A falta de organização contribui para isso. Portanto, a alimentação saudável, tempo para o lazer e algumas práticas, como os exercícios e a meditação, ajudam a criar novos hábitos mais positivos.

Alie o seu planejamento com a sua filosofia de vida

Todas as suas metas e objetivos profissionais são movidos por um conjunto de valores particulares que dá sentido à sua vida e rotina. Dessa maneira, manter esses pontos em destaque enquanto planeja e age pode se tornar um fator de produtividade.

Nesse aspecto, o planner leva vantagem sobre os métodos mais tecnológicos, já que a possibilidade de personalização é muito mais ampla.

Em tempos de estresse, dias ruins e falhas, relembrar quais são as razões maiores para tudo que você faz pode te ajudar a se auto centralizar e manter o controle emocional e prático sobre a sua rotina.

Por fim, é válido ressaltar a possibilidade de revisitar os períodos de planejamentos já concluídos para fazer reflexões e análises sobres os sucessos e falhas experimentados durante a trajetória.

Consultar com objetividade os seus níveis de progresso não apenas gera mais satisfação pessoal, mas também favorece o amadurecimento e autocrítica saudável.

Paulo Ricardo Oliveira – 04/10/2019

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